BENCHMARKING

Benchmarking é o processo que identifica e avalia organizações, produtos, serviços e práticas administrativas em todo mundo. É a mensuração dos processos de sua empresa ou sua indústria em comparação com seus concorrentes no país e no exterior. Em outras palavras, é um aprendizado de como os outros executam o processo e como adaptá-lo à sua empresa atingindo o melhor para ela.
As empresas usam-no para descobrir e melhorar áreas críticas e problemáticas dentro da empresa. O termo benchmarking implica medidas quantitativas, é um ponto de referência a partir do qual, medidas podem ser tomadas. Além de analisar o produto do concorrente, ele também e, principalmente, analisa o processo que originou o produto, ou seja como fazê-lo da melhor forma possível. “Uma coisa é entender o produto, outra é saber o seu modelo, como é feito e como é distribuído”, disse o presidente da Ford.
É difícil identificar a empresa com a qual se fará benchmarking, pois nem sempre é concorrente ou do mesmo setor. Porém, são empresas líderes de mercado no ramo em que atuam. Como exemplo, temos a Xerox. Ela é a melhor empresa de distribuição e armazenamento de vendas por correio.
O benchmarking é um meio para medir os novos produtos, serviços e processos em relação à concorrência ou as empresas líderes de mercado. É uma poderosa ferramenta que nos ajuda a criar e aplicar padrões de excelência, baseados na realidade do mercado externo e não nos padrões internos da empresa. Esse processo exige que sejamos abertos a novas idéias e aprendermos com os outros os que eles têm, e fazer de melhor, não importando o rumo de atuação. É preciso entender o quê a outra empresa faz de melhor, como é feito e porquê é necessário fazer dessa forma, antes de se tornar um líder. Aprender o quê o concorrente está fazendo, e onde fizer sentido aplicar as práticas em busca da excelência.
Ele elimina a complacência, e cada pessoa dentro da empresa, seja de que setor for, passa a entender melhor o que pode fazer para melhorar o seu desempenho e o da sua empresa em geral. Através dessas informações, é que se traça a meta para atingir a liderança e trabalhar os planos de ação para atingir essa colocação.



Pontos importantes do benchmarking


• Satisfação do cliente: ao enfocar o trabalho ao mercado externo, buscamos uma melhor compreensão das necessidades dos clientes e como satisfazê-la, e para isso é preciso melhorar os processos em nossa empresa.
• Abertura de novas idéias: obriga administradores e gerentes a olhar para fora da empresa, para encontrar aqueles que, de alguma forma, conseguiram encontrar a excelência.
• Contínuo: o benchmarking não é estático. Está sempre em contínua mudança. Não é uns projetos ocasionais, novos ou modismo, mas um projeto de gestão e de progresso. Visto que, o ambiente organizacional está em contínua mudança.

A exemplo, é a Ford que queria reduzir o pessoal de faturamento em 20%, e ao fazer o benchmarking da sua concorrente Mazda, conseguiu reduzir o pessoal em 75%. Isso se deu, quando a Ford passou a receber as mercadorias em regime sem faturas. Ela descobriu que a maior parte do tempo era gasto com sua conferição. O pessoal que sobrou desse remanejamento foi colocado em outras áreas dentro da empresa


Outros pontos importantes do benchmarking.

• Competição.
• Concorrente direto.
• Empresas admiradas no mesmo setor.
• Empresas admiradas em qualquer setor.
• Medidas.
• Produtos, serviços e práticas.



Metas do benchmarking.



Superioridade em todas as áreas: deve-se incluir a qualidade constante em busca do melhor padrão.

Confiabilidade do produto: quando se coloca um produto na praça, esse produto tem que ter credibilidade.

Custo: a redução de custos se faz necessário em virtude de aumentar a margem de lucro e também, por melhorar o preço final do produto e sua competitividade.

Fatia de mercado: é a melhor participação no mercado, ou seja, qual pretende ter e qual deveria ter.

Serviço: busca ter uma prestação de serviço impecável.

Gerência dos ativos: a empresa precisa de seus ativos para produzir e gerar riqueza.

Satisfação do cliente: o cliente é o verdadeiro patrão e o objetivo da empresa é conquistá-lo.
Tempo: o tempo de comercialização do produto é fundamental para, principalmente, dar previsibilidade do retorno do capital empregado.




Superando o benchmarking


A meta principal não é chegar até onde o concorrente está, mas superá-lo. Quando atingir a meta que se traça e alcançar o concorrente, este já poderá muito à frente, em um estágio bem mais avançado, visto as organizações não são estáticos. Os benchmarks tem que visionar sempre o futuro e não presente do concorrente.
O benchmarking em si não é a meta, mas a sua superação. Deve-se melhorar as práticas do presente, calcular o tempo e se projetar para o futuro, a meta é o futuro. As tendências devem ser acompanhadas, caso contrário as metas alcançadas hoje poderão estar obsoletas em seis meses. Com isso, todo o esforço estará perdido. A concorrência, neste caso, estará sempre à frente, e o passo dado para ultrapassá-la terá sido inútil.
A exemplo, há uma empresa de transporte de passageiros, a Australia National, da Austrália que fez melhorias em sua rede de transporte baseado em hotéis cinco estrelas. Desta forma, melhorou o conforto, a satisfação do cliente, a lucratividade e ainda ganhou prêmios. Tudo isso em uma época em que as empresas ferroviárias estavam crises.
O benchmarking é uma experiência de aprendizagem contínua. Ajuda as empresas sobreviverem, tornando-as melhores que seus concorrentes diretos ou indiretos. Ele faz entender o quê a concorrência está fazendo e com que perfeição está fazendo, assegurando que a empresa está sempre lutando para melhorar.



O quê o benchmarking não é...


- Um mecanismo para determinar reduções de recursos e custos pessoais mesmo que os processos resultem em um escoamento de recursos para outras áreas da empresa.
- Uma avaliação de elementos ou grupos dentro da empresa, mas sim um instrumento de avaliação de desempenho.
- Algo que se faz por fazer ou sem a devida determinação. Não basta apenas dar alguns telefonemas para algumas empresas, e perguntar sobre o desempenho delas em determinadas áreas.
- Um programa de soluções rápidas, um programa de consertos, um modismo ou uma campanha de relações públicas. Ele um processo contínuo de gerenciamento. Apenas 10% das empresas americanas sobrevivem mais do que trintas anos.



Benefícios do benchmarking.


Atende as exigências dos clientes.
Atinge metas de qualidade e produtividade.
Adquire excelências ou seja, melhorar com qualidade.
Aprende a ter sensibilidade às necessidades do cliente, que é o principal objetivo.
Passa a ter melhor compreensão da concorrência e da indústria.
Urgência de melhoria nos processos.
Melhores práticas indústrias.




Quatro passos do benchmarking.



1- Preparação para o benchmarking.
2- Pesquisas de fatos
3- Desenvolver o plano de ação.
4- Maturidade e recalibração.




Preparar o benchmarking.



Entender sua própria empresa, detectando áreas problemáticas e fazer coletas de dados. Compreende, primeiramente, os processos da empresa antes de entender a outra empresa.Ver o quê sua empresa produz, qual a sua capacidade, sua força de mão-de-obra, planta industrial e maquinaria, recursos financeiros etc .. Do contrário, somente se fará o turismo industrial. A grande vantagem de se entender a própria empresa, é que os problemas vêm à tona, então se torna possível corrigi-los.
Documentar e comunicar: a documentação adquirida deve ser compartilhada com todas as pessoas envolvidas ou afetadas pelo processo, principalmente a diretoria.
Apoio administrativo: nesta hora, conseguir o apoio da administração é fundamental para que o processo tenha força e não se perca pelo caminho.
Reunir uma equipe de benchmarks com apoio dos superiores. Na equipe se faz necessário um membro que tem facilidades em pesquisar em bibliotecas e identificar e coletar dados.
Dedicar tempo para pesquisar e implementar as mudanças.



Busca de fatos: pergunta chave.


O quê vai ser examinado? Não é necessário examinar tudo, mas somente o quê é de interesse da empresa. Porém, existem algumas áreas de retorno mais rápido como, prédios, instalações, processos de trabalho interno, peças de reposição, máquinas entregues a cliente, administração de imóveis, satisfação do cliente e administração do patrimônio.
De quem devemos fazer o benchmarking? Benchmarking é uma jornada, nem sempre dá certo da primeira vez. Gasta tempo. As vezes se observa um empresa que está observando uma outra, ou pode-se observar um grupo de empresa e selecionar aquela melhor em sua categoria, pois, sabe-se que nem todas são boas em tudo. Um exemplo disso é a Ford. Ela desenvolveu o Taurus. Para isso, ela precisou do melhor em todas as categorias e aplicou ao carro. Ela montou uma equipe de benchmarking para uma ampla pesquisa de mercado. Essa fez uma lista de 24 carros e 400 itens desses, em suas melhores categorias em todo o mundo. Traçaram, então, suas metas. Como resultado, foi um lançamento de um carro que tudo de melhor que seus concorrentes e um sucesso de vendas.
A concorrência é o melhor caminho?
Por quê a concorrência é a melhor?
O quê podemos aprender com ela?
Como aplicar o quê aprendemos à nossa empresa?
É preciso não onde o concorrente está hoje, mas onde estará no futuro. Na coleta de dados é necessário verificar que nenhuma barreira ética será quebrada. Deve-se informar, também, a empresa parceira o quê será feito com as informações. A coleta de dados é identificar fontes de dados, comunicar, escolher as medidas,qualidade, custos, compartilhar as informações e encontrar um contrato. A equipe de benchmarking deve fazer reuniões constantes para avaliar o desempenho.


Desenvolvimento dos planos de ação.


Comunicar os resultados a diretoria e exigir o comprometimento.
Definir os planos de ação.
Implementar as mudanças.


Maturidade e recalibração.


Monitorar constantemente os avanços e progressos obtidos.
A empresa estará aplicando o benchmarking quando este fizer parte da rotina da empresa como um todo.


Monitorando o processo.


• Metas propostas.
• Publicar metas organizacionais.
• Existem benchmarks específicos para cada função.
• Verificar se benchmarks são adequados.
• Verificar se existe completa compreensão dos concorrentes.
• Conter programas específicos para eliminar defasagem.
• Os planos têm que ser incorporados na revisão das operações.
• Os planos de metas e melhorias de desempenho têm de ser incorporados às avaliações de desempenho.
• As metas e progressos têm de ser discutidos com os empregados.
• Verificar se existe recalibração dos benchmarks do concorrente.
• Verificar se há monitoração do processo em equipe.
• Atualizar os benchmarks.


Algumas empresas usam pesquisas de satisfação dos clientes para redefinir as metas de benchmarking. Um exemplo é Xerox que conseguiu economizar 500 milhões de dólares com esta pesquisa.
O benchmarking é um veículo excelente de se descobrir os pontos vulneráveis frente à concorrência, e ajuda a melhorá-los, tornando a empresa mais competitiva. Ele ajuda, também, os gerentes a serem mais eficientes.



Benchmarking e a gestão da qualidade total.


Metas para melhoria da qualidade.
Resultado da melhoria da qualidade.
As descobertas têm impacto nos negócios e nas metas da qualidade.
As metas têm que serem realistas.
Tomar decisões baseadas em fatos.
Satisfazer os clientes.
Fazer sempre uma auto-avaliação.
O benchmarking pode ser feito por empresas de qualquer tamanho.



Benchmarking na pequena empresa.


Formar consócios cooperativos.
Rede de benchmarking local de concorrentes.
Compartilhar as informações coletadas.
Assim a pequena empresa pode se tornar competitiva e uma ótima fornecedora para grandes empresas.



Fatores essenciais ao sucesso.


Comprometimento da diretoria, inclusive participando do processo.
Adaptar-se ao processo e as mudanças.
Adotar metas estratégicas da empresa.
A administração tem que estar disposta a mudar, como também, dedicar recursos, compromissar e envolver no processo. Quando a diretoria participa não há surpresas e na verdade, elas não devem existir quando os resultados são divulgados.
Confiança.
A empresa precisa estar em crise para que haja mudança.



Estratégias de implementação.



As equipes de benchmarking responsáveis pela coleta de dados e pela implementação dos processos devem discutir os parâmetros de desenvolvimento em todas as reuniões.
Fazer sempre com as melhores empresas, não com as piores.
Dar recompensa e reconhecimento pelos esforços, mesmo que os resultados não sejam alcançados. Ao escolher uma empresa, para se fazer benchmarking, é necessário saber se os clientes estão satisfeitos com essa empresa e ou com seus produtos.

Benchmarking não é o fim em si mesmo, mas o processo. É aproveitar e melhorar o quê os outros descobriram de melhor.